Le probleme de perception dans les achats
Pendant des annees, les achats ont ete definis par ce qu'ils font : traiter les demandes d'achat, gerer les contrats fournisseurs, negocier les prix et faire respecter la politique de depenses. Cette definition positionne les achats comme une fonction de support operationnel, necessaire mais pas strategique.
Les responsables des achats les plus avant-gardistes redefinissent la fonction. Non pas en faisant des choses differentes, mais en operant a un niveau different : partenariat avec les unites commerciales sur les decisions build-ou-buy, modelisation de la strategie fournisseurs et contribution a la gestion des risques au niveau de l'entreprise.
Ce qui freine les achats
La barriere n'est pas l'ambition. C'est la charge des processus. Lorsque les equipes d'achats passent la majorite de leur temps a courir apres les approbations, a suivre l'etat des bons de commande et a rapprocher manuellement les factures, il n'y a pas de capacite pour le travail strategique.
La demande d'achat d'entreprise moyenne touche sept personnes sur trois systemes avant d'atteindre un etat approuve. Chaque transfert est un retard potentiel, un point de perte de donnees et une opportunite pour l'unite commerciale de contourner completement les achats.
La discipline de processus comme fondation de la strategie
Le chemin de l'operationnel au strategique passe par l'excellence des processus. Lorsque le travail de routine, reception des demandes, routage des approbations, execution des contrats, rapprochement des factures, fonctionne via des flux de travail structures avec une responsabilite claire, la charge qui pesait sur l'equipe d'achats diminue considerablement.
Plus important encore, les processus structures generent des donnees. Lorsque chaque demande d'achat passe par le meme systeme, les responsables des achats peuvent voir en temps reel les modeles de depenses, les risques de concentration fournisseurs et l'exposition aux renouvellements de contrats, et non plus dans un rapport trimestriel.
Les relations fournisseurs a l'echelle
Les achats strategiques ne consistent pas a serrer les fournisseurs sur les prix. Il s'agit de construire des relations qui donnent a l'entreprise acces a de meilleures conditions, a une capacite privilegiee et a une intelligence precoce sur les evolutions du marche.
Ce type de relation requiert de la continuite et un suivi coherent. Lorsque les interactions avec les fournisseurs sont suivies de maniere systematique, revues de performance, jalons contractuels, escalades de problemes, les achats peuvent gerer un portefeuille de relations strategiques plutot que de reagir aux transactions individuelles.
La conversation de direction que les achats peuvent maintenant avoir
Les responsables des achats qui ont accompli cette transition evoquent une conversation differente au niveau de la direction. Au lieu d'etre invites a reduire les couts, ils sont invites a contribuer aux decisions strategiques : quelles capacites construire ou acheter, dans quels fournisseurs investir, ou le risque de la chaine d'approvisionnement est concentre.
Cette conversation necessite des donnees, une discipline de processus et une excellence operationnelle. La technologie est le facilitateur. La capacite strategique est ce que les achats construisent dessus.