Tại sao mua sắm sẵn sàng cho tự động hóa
Mua sắm liên quan đến hàng chục bên liên quan, nhiều tầng phê duyệt, đàm phán với nhà cung cấp và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Trong hầu hết các tổ chức, yêu cầu mua hàng vẫn di chuyển qua chuỗi email, bị mất trong hộp thư chưa xử lý và mất hàng tuần để đến phê duyệt cuối cùng. Chu trình chậm chạp này gây bực bội cho các đội nội bộ, làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp và tạo ra chi tiêu ngoài kiểm soát hoàn toàn bỏ qua các cơ chế giám sát. Quản lý quy trình nghiệp vụ biến mua sắm từ một nút thắt thành lợi thế cạnh tranh bằng cách tự động hóa mọi bước từ gửi yêu cầu đến đối soát thanh toán cuối cùng.
Xây dựng quy trình mua sắm trong ISO BPMS
ISO BPMS bao gồm module Procurement chuyên dụng với các đối tượng dựng sẵn cho nhà cung cấp, yêu cầu mua hàng, hợp đồng và báo giá. Trình thiết kế workflow trực quan cho phép đội mua sắm mô hình hóa chính xác chuỗi phê duyệt: yêu cầu dưới ngưỡng tự động phê duyệt, mua sắm tầm trung chuyển đến trưởng phòng ban, và mua sắm lớn yêu cầu chữ ký CFO. Mỗi bước phê duyệt là một nút workflow con người-trong-vòng-lặp với thời hạn và quy tắc leo thang có thể cấu hình. Kiến trúc dựa trên metadata nghĩa là thêm một tầng phê duyệt mới hoặc thay đổi ngưỡng chi tiêu chỉ mất vài phút, không phải các sprint phát triển. Nhà cung cấp nhận thông báo tự động ở mọi giai đoạn, từ lời mời báo giá đến xác nhận đơn đặt hàng.
Đối chiếu ba bên và xử lý hóa đơn
Một trong những công việc mua sắm tốn thời gian nhất là đối chiếu ba bên: so sánh đơn đặt hàng, biên nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác trước khi thanh toán. ISO BPMS tự động hóa việc này bằng các quy tắc workflow đối chiếu chéo bản ghi giữa các module Procurement, Inventory và Finance. Khi ba tài liệu khớp trong phạm vi dung sai, hóa đơn được tự động phê duyệt để thanh toán. Các sai lệch kích hoạt quy trình ngoại lệ chuyển đến người mua hoặc chuyên viên kế toán phù hợp kèm theo tất cả tài liệu liên quan. Riêng tự động hóa này có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn từ nhiều ngày xuống còn vài giờ.
Khả năng hiển thị chi tiêu và phân tích hiệu suất nhà cung cấp
Với toàn bộ dữ liệu mua sắm chạy qua ISO BPMS, tổ chức có được tầm nhìn toàn diện về xu hướng chi tiêu, hiệu suất nhà cung cấp và tuân thủ hợp đồng. Phân tích AI đưa ra những hiểu biết như nhà cung cấp nào liên tục giao hàng trễ, vượt ngân sách xảy ra ở đâu và danh mục nào có cơ hội hợp nhất. Các bảng điều khiển tổng hợp chỉ số mua sắm giữa các phòng ban, cung cấp cho đội tài chính dữ liệu cần thiết cho quyết định tìm nguồn chiến lược. Vì ISO BPMS dựa trên metadata, việc thêm trường tùy chỉnh để theo dõi điểm bền vững, chứng nhận đa dạng hoặc xếp hạng rủi ro không yêu cầu thay đổi mã nguồn.