Bài toán lợi nhuận của công ty tư vấn
Các công ty tư vấn sống và chết bởi tỷ lệ sử dụng nhân lực và độ chính xác giờ tính phí. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn ghi nhận thời gian bằng bảng tính hoặc ứng dụng chấm công rời rạc, biên soạn bảng chấm công thủ công cho xuất hóa đơn, và thiếu tầm nhìn thời gian thực vào lợi nhuận dự án. Tư vấn viên quên ghi giờ, nhân viên hành chính mất nhiều ngày đối chiếu mục thời gian với hợp đồng, và đối tác phát hiện dự án không có lãi chỉ sau khi dự án hoàn thành. Những kém hiệu quả này trực tiếp bào mòn biên lợi nhuận trong ngành mà sự khác biệt giữa hợp đồng có lãi và thua lỗ thường phụ thuộc vào ghi nhận thời gian chính xác và quản lý dự án chủ động.
Tích hợp theo dõi thời gian và quản lý dự án
ISO BPMS kết hợp module Project với theo dõi mục thời gian, phân bổ nguồn lực và quản lý khách hàng trong một nền tảng duy nhất. Tư vấn viên ghi nhận mục thời gian trực tiếp vào gói công việc dự án, với các trường phân loại tính phí hoặc không tính phí, loại hoạt động và mô tả hiển thị cho khách hàng. Thiết kế dựa trên metadata cho phép công ty thêm trường tùy chỉnh cho mức phí, mã dự án, trung tâm chi phí hoặc bất kỳ chiều nào nghiệp vụ yêu cầu. Tự động hóa workflow gửi nhắc nhở hàng ngày đến tư vấn viên chưa ghi giờ, đánh dấu mục vượt ngân sách dự án, và chuyển phê duyệt bảng chấm công đến quản lý dự án trước khi xuất hóa đơn. Bảng điều khiển thời gian thực hiển thị tỷ lệ sử dụng theo tư vấn viên, đội và lĩnh vực chuyên môn.
Từ giờ được phê duyệt đến hóa đơn khách hàng chỉ một cú nhấp
Kết nối giữa module Project và Finance trong ISO BPMS cho phép tạo hóa đơn tự động từ mục thời gian đã phê duyệt. Khi quản lý dự án phê duyệt một lô mục thời gian, workflow có thể tự động tính toán số tiền tính phí dựa trên mức phí tư vấn viên, tạo hóa đơn nháp trong module Finance, và chuyển đến đối tác billing để xem xét. Báo cáo chi phí liên kết với dự án được đưa vào hóa đơn kèm tài liệu hỗ trợ từ module Document. Tự động hóa end-to-end này loại bỏ quy trình chuẩn bị hóa đơn thủ công thường mất hàng giờ cho mỗi khách hàng mỗi tháng. Khách hàng nhận hóa đơn chuyên nghiệp, chính xác nhanh hơn, cải thiện dòng tiền cho công ty.
Lập kế hoạch nguồn lực và dự báo năng lực
Ngoài theo dõi thời gian, các công ty tư vấn cần lên kế hoạch phân bổ nguồn lực trước hàng tuần hoặc hàng tháng. Quản lý nguồn lực ISO BPMS kết nối tình trạng sẵn có, kỹ năng và phân công dự án hiện tại của tư vấn viên để cung cấp dự báo năng lực. Khi cơ hội dự án mới vào pipeline CRM, đối tác có thể ngay lập tức xem tư vấn viên nào có sẵn trong thời gian hợp đồng đề xuất và liệu đội có đủ kỹ năng yêu cầu không. Tự động hóa workflow có thể thông báo quản lý nguồn lực khi tư vấn viên sắp kết thúc dự án, kích hoạt quy trình tuyển chọn cho hợp đồng tiếp theo. Cách tiếp cận chủ động này đối với quản lý nguồn lực giúp các công ty tư vấn tối đa hóa tỷ lệ sử dụng đồng thời tránh kiệt sức do phân bổ quá mức.