Nghịch lý quản trị IT
Lãnh đạo IT mang hai nhiệm vụ có vẻ mâu thuẫn nhau. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động an toàn, tuân thủ, và trong phạm vi chính sách. Và họ được kỳ vọng thực hiện các nhóm đi nhanh.
Trong phần lớn tổ chức, những nhiệm vụ này xung đột. Quản trị trở thành cổng. Các nhóm đi vòng qua IT để đi nhanh hơn. Lãnh đạo IT bị đổ lỗi là điểm nghẽn, ngay cả khi họ đang làm chính xác những gì doanh nghiệp yêu cầu.
Tại sao quản trị thất bại khi thiếu cơ sở hạ tầng quy trình
Nguyên nhân gốc rễ không phải là chính sách. Đó là công cụ. Khi các yêu cầu tuân thủ tồn tại dưới dạng tài liệu và danh sách kiểm tra mà con người phải nhớ để thực hiện, chúng sẽ được áp dụng không nhất quán. Không phải vì ý định xấu — vì con người làm công việc phức tạp dưới áp lực thời hạn sẽ đi theo con đường ít cản trở nhất.
Quản trị chỉ hoạt động đáng tin cậy khi nó được xây dựng vào chính quy trình. Khi hệ thống thực thi các bước cần thiết, ghi lại nhật ký kiểm toán, và chuyển phê duyệt tự động, tuân thủ trở thành mặc định — không phải ngoại lệ.
Quản trị nhúng trong quy trình trông như thế nào
Yêu cầu mua phần mềm yêu cầu xem xét bảo mật, phê duyệt ngân sách, và đánh giá rủi ro nhà cung cấp — theo trình tự đã xác định, với tài liệu bắt buộc — là một quy trình được quản trị. Không ai có thể bỏ qua xem xét bảo mật vì quy trình làm việc sẽ không tiến lên mà không có nó.
Yêu cầu truy cập dữ liệu kích hoạt cung cấp tự động, ghi lại chuỗi phê duyệt, và lập lịch xem xét truy cập 90 ngày là một quy trình được quản trị. Nhật ký kiểm toán là tự động.
Nhóm IT không phải là điểm nghẽn. Quy trình là người thực thi. IT trở thành nhóm đã xây dựng một hệ thống giữ cho doanh nghiệp an toàn — không phải nhóm làm chậm nó lại.
Lợi tức tín nhiệm của tổ chức
Khi quản trị được nhúng vào quy trình, IT có được điều nó hiếm khi nhận được: sự tin tưởng của tổ chức. Các đơn vị kinh doanh ngừng đi vòng qua IT khi họ hiểu rằng các quy trình làm việc do IT thiết kế làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn, không khó hơn.
Các lãnh đạo IT hiệu quả nhất không phải là người thực thi. Họ là kiến trúc sư quy trình. Họ xây dựng cơ sở hạ tầng cho phép doanh nghiệp đi nhanh và giữ an toàn cùng một lúc.
Bắt đầu với các quy trình có rủi ro cao nhất
Xác định ba quy trình mang nhiều rủi ro tuân thủ nhất trong tổ chức của bạn — thường là quản lý truy cập, mua sắm phần mềm, và xử lý dữ liệu. Đưa chúng vào một hệ thống quy trình có cấu trúc trước. Chứng minh rằng quản trị có thể là nhanh. Sau đó mở rộng.