Le cout cache des silos departementaux
La plupart des organisations font fonctionner chaque departement sur son propre ensemble d'outils : les ventes utilisent un CRM, les RH ont un SIRH, la finance tourne sur un logiciel comptable et les equipes projets utilisent diverses plateformes de gestion. Bien que chaque outil puisse etre excellent isolement, les ecarts entre eux creent une inefficacite enorme. Lorsqu'un nouvel employe est recrute, les RH saisissent ses informations, puis l'informatique cree manuellement les comptes, la finance configure la paie et le manager l'ajoute aux outils projet. Lorsqu'un client signe un contrat, les ventes concluent l'affaire dans le CRM, mais quelqu'un doit manuellement creer le projet, configurer la facturation et allouer les ressources. Ces transferts entre les outils departementaux sont les points ou les processus se brisent, les donnees se perdent et le travail passe entre les mailles du filet.
Une plateforme, neuf modules, des donnees partagees
ISO BPMS elimine les silos departementaux en fournissant des modules specialises pour le CRM, le HRM, la Gestion de projets, la Finance, l'Inventaire, la Gestion documentaire, le Helpdesk, les Achats et le Marketing sur une seule plateforme unifiee. Tous les modules partagent la meme base de donnees, le meme moteur de workflows et la meme interface utilisateur. Lorsque les ventes concluent une affaire dans le module CRM, un workflow cree automatiquement un projet dans le module Projet, genere une facture dans le module Finance et affecte l'equipe de livraison. Lorsque les RH integrent un nouvel employe, les workflows provisionnent ses acces a travers tous les modules pertinents, creent des taches de formation et notifient son manager. Cette automatisation inter-modules n'est pas realisee via des integrations fragiles entre outils separes. Elle est native a la plateforme car toutes les donnees vivent dans le meme systeme pilote par les metadonnees.
Workflows inter-departementaux en pratique
Considerons le processus de remboursement des frais professionnels, qui implique typiquement l'employe, son manager, l'equipe financiere et potentiellement les achats. Dans ISO BPMS, ce workflow couvre trois modules de maniere transparente. L'employe soumet une note de frais avec justificatifs via le module Finance. Le workflow l'achemine vers son manager dans le module HRM pour approbation. Une fois approuvee, la finance la revise par rapport a la politique de depenses de l'entreprise. Si la depense implique un paiement fournisseur, le module Achats gere le bon de commande. L'ensemble du processus est visible par toutes les parties prenantes via leurs tableaux de bord respectifs, avec des notifications a chaque etape et une piste d'audit complete. Pas de chaines d'e-mails, pas de justificatifs perdus, pas de re-saisie manuelle des donnees entre systemes.
Gouvernance sans bureaucratie
Le partage de donnees entre departements souleve des preoccupations legitimes en matiere de controle d'acces et de gouvernance des donnees. ISO BPMS y repond avec un controle d'acces base sur les roles qui opere au niveau des champs. Les RH peuvent voir les donnees salariales des employes qui sont masquees aux chefs de projet. Les commerciaux peuvent voir les coordonnees des clients qui ne sont pas visibles par le personnel d'entrepot. Chaque departement dispose de ses propres vues, tableaux de bord et navigation configures via l'editeur de navigation personnalisable. Le resultat est une plateforme partagee qui semble taillee pour chaque departement tout en maintenant une source unique de verite. Les pistes d'audit suivent chaque acces et modification de donnees a travers tous les modules, donnant aux equipes de conformite une visibilite complete sur qui a accede a quelles informations et quand. Cette approche offre les avantages de collaboration d'une plateforme partagee avec les controles de gouvernance que les organisations exigent.