Chi phí ẩn của silo phòng ban
Hầu hết các tổ chức vận hành mỗi phòng ban trên bộ công cụ riêng: bán hàng dùng CRM, HR có HRIS, tài chính chạy phần mềm kế toán, và đội dự án sử dụng nhiều nền tảng quản lý khác nhau. Mặc dù mỗi công cụ có thể xuất sắc riêng lẻ, khoảng cách giữa chúng tạo ra sự kém hiệu quả khổng lồ. Khi tuyển nhân viên mới, HR nhập thông tin, sau đó IT tạo tài khoản thủ công, tài chính thiết lập bảng lương, và quản lý tuyển dụng thêm họ vào công cụ dự án. Khi khách hàng ký hợp đồng, bán hàng chốt deal trong CRM, nhưng ai đó phải tạo dự án thủ công, thiết lập xuất hóa đơn và phân bổ nguồn lực. Những bàn giao giữa các công cụ phòng ban chính là nơi quy trình đổ vỡ, dữ liệu bị mất và công việc lọt sàng.
Một nền tảng, chín module, dữ liệu chia sẻ
ISO BPMS loại bỏ silo phòng ban bằng cách cung cấp các module chuyên biệt cho CRM, HRM, Quản lý Dự án, Tài chính, Kho, Quản lý Tài liệu, Helpdesk, Mua sắm và Marketing trên một nền tảng thống nhất duy nhất. Tất cả module chia sẻ cùng cơ sở dữ liệu, cùng công cụ workflow và cùng giao diện người dùng. Khi bán hàng chốt deal trong module CRM, workflow tự động tạo dự án trong module Project, tạo hóa đơn trong Finance và phân công đội giao nhận. Khi HR onboarding nhân viên mới, workflow cung cấp quyền truy cập trên tất cả module liên quan, tạo tác vụ đào tạo và thông báo cho quản lý. Tự động hóa xuyên module này không đạt được qua tích hợp mỏng manh giữa các công cụ riêng biệt. Nó là bản chất của nền tảng vì tất cả dữ liệu nằm trong cùng hệ thống dựa trên metadata.
Workflow liên phòng ban trong thực tế
Hãy xem quy trình hoàn trả chi phí nhân viên, thường liên quan đến nhân viên, quản lý, đội tài chính và có thể cả mua sắm. Trong ISO BPMS, workflow này trải qua ba module một cách liền mạch. Nhân viên gửi báo cáo chi phí kèm biên lai qua module Finance. Workflow chuyển đến quản lý trong module HRM để phê duyệt. Sau khi được duyệt, tài chính xem xét theo chính sách chi phí công ty. Nếu chi phí liên quan đến thanh toán nhà cung cấp, module Procurement xử lý đơn đặt hàng. Toàn bộ quy trình hiển thị cho tất cả bên liên quan qua bảng điều khiển tương ứng, với thông báo tại mỗi bước và nhật ký kiểm toán hoàn chỉnh. Không chuỗi email, không mất biên lai, không nhập lại dữ liệu thủ công giữa các hệ thống.
Quản trị mà không quan liêu
Chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban đặt ra lo ngại chính đáng về kiểm soát truy cập và quản trị dữ liệu. ISO BPMS giải quyết vấn đề này với kiểm soát truy cập dựa trên vai trò hoạt động ở cấp trường. HR có thể thấy dữ liệu lương nhân viên bị ẩn khỏi quản lý dự án. Bán hàng có thể thấy thông tin liên hệ khách hàng không hiển thị cho nhân viên kho. Mỗi phòng ban có view, bảng điều khiển và thanh điều hướng riêng được cấu hình qua trình chỉnh sửa điều hướng tùy chỉnh. Kết quả là một nền tảng chia sẻ cảm giác được thiết kế riêng cho mỗi phòng ban trong khi duy trì một nguồn sự thật duy nhất. Nhật ký kiểm toán theo dõi mọi truy cập và sửa đổi dữ liệu trên tất cả module, cung cấp cho đội tuân thủ tầm nhìn toàn diện về ai truy cập thông tin gì và khi nào. Cách tiếp cận này mang lại lợi ích phối hợp của nền tảng chia sẻ với các kiểm soát quản trị mà tổ chức doanh nghiệp yêu cầu.