Nút thắt workflow của công ty kế toán
Các công ty kế toán quản lý hàng trăm hợp đồng khách hàng đồng thời, mỗi hợp đồng với thời hạn, sản phẩm, yêu cầu xem xét và hồ sơ pháp quy riêng. Trong các mùa cao điểm như kỳ nộp thuế hoặc kiểm toán cuối năm, khối lượng hợp đồng đồng thời có thể áp đảo ngay cả công ty được tổ chức tốt. Đối tác mất dấu trạng thái hợp đồng, người xem xét trở thành nút thắt, và thời hạn nộp bị bỏ lỡ vì không ai có cái nhìn tập trung về tất cả hợp đồng đang hoạt động và tiến độ của chúng. Những thách thức vận hành này không được giải quyết bằng phần mềm kế toán tốt hơn. Chúng đòi hỏi quản lý quy trình nghiệp vụ điều phối workflow quanh mỗi hợp đồng từ tiếp nhận đến hoàn thành.
Tự động hóa onboarding khách hàng và thiết lập hợp đồng
ISO BPMS tự động hóa vòng đời hợp đồng khách hàng bắt đầu từ đề xuất ban đầu. Khi khách hàng tiềm năng chấp nhận thư hợp đồng trong module CRM, tự động hóa workflow tạo dự án hợp đồng trong module Project với mẫu kế hoạch công việc chuẩn. Module Document tạo danh sách kiểm tra yêu cầu thông tin khách hàng và gửi tự động. Workflow xác minh chống rửa tiền và nhận diện khách hàng chuyển tài liệu nhận dạng qua đội tuân thủ. Kiểm tra xung đột lợi ích chạy đối chiếu cơ sở dữ liệu khách hàng hiện có. Khi tất cả bước onboarding hoàn thành, trạng thái hợp đồng chuyển sang hoạt động và đội được phân công nhận tác vụ. Điều trước đây mất nhiều ngày phối hợp hành chính giờ diễn ra tự động trong vài giờ.
Workflow xem xét và kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng là tối quan trọng trong kế toán. Mỗi tờ khai thuế, báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính phải qua nhiều cấp xem xét trước khi giao cho khách hàng. ISO BPMS mô hình hóa quy trình xem xét này như workflow phê duyệt nhiều giai đoạn. Nhân viên hoàn thành công việc và gửi lên để senior xem xét. Người xem xét senior hoặc phê duyệt và leo thang lên quản lý, hoặc trả lại với ghi chú xem xét tạo mục tác vụ cụ thể cho người chuẩn bị. Quản lý tiến hành xem xét cuối cùng trước khi đối tác ký duyệt. Tại mỗi giai đoạn, workflow theo dõi thời gian xem xét, ghi nhận nhận xét và duy trì lịch sử phiên bản giấy tờ làm việc. Giám sát thời hạn đảm bảo xem xét không trở thành nút thắt bằng cách leo thang mục quá hạn và cung cấp cho đối tác tầm nhìn thời gian thực vào pipeline xem xét.
Quản lý thời hạn và nộp hồ sơ pháp quy
Bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ pháp quy có thể dẫn đến phạt cho khách hàng và trách nhiệm sai sót nghề nghiệp cho công ty. ISO BPMS cung cấp hệ thống quản lý thời hạn tập trung theo dõi tất cả ngày nộp trên mọi hợp đồng khách hàng. Workflow theo lịch gửi cảnh báo sớm tại các khoảng có thể cấu hình, như 30, 14 và 7 ngày trước mỗi thời hạn. Yêu cầu gia hạn được quản lý qua workflow phê duyệt theo dõi thời hạn gốc, ngày gia hạn và lý do. Bảng điều khiển cung cấp cho đối tác quản lý cái nhìn duy nhất về tất cả thời hạn sắp tới trên toàn công ty, sắp xếp theo mức độ khẩn cấp và lọc theo loại hợp đồng, nhân viên hoặc khách hàng. Cách tiếp cận có hệ thống này đối với quản lý thời hạn, hỗ trợ bởi tự động hóa workflow, mang đến cho công ty kế toán sự tự tin rằng không gì bị bỏ sót ngay cả trong những mùa nộp hồ sơ bận rộn nhất.