Bẫy tăng trưởng tuyến tính
Trong phần lớn lịch sử kinh doanh, mở rộng vận hành đồng nghĩa với mở rộng đội ngũ. Nhiều khách hàng hơn đòi hỏi nhiều quản lý tài khoản hơn. Nhiều nhân viên hơn đòi hỏi nhiều điều phối viên nhân sự hơn. Nhiều dự án hơn đòi hỏi nhiều quản lý dự án hơn. Giả định này không còn đúng nữa.
Các tổ chức mở rộng hiệu quả nhất hiện nay không chỉ quản lý phối hợp tốt hơn — họ loại bỏ nó. Họ xây dựng hệ thống vận hành nơi công việc tự định tuyến, ngoại lệ được phát hiện tự động, phê duyệt xảy ra mà không cần ai chạy theo, và dữ liệu di chuyển giữa các bước quy trình mà không cần người mang. Đây không phải chiến lược giảm nhân sự. Đây là chiến lược tái triển khai nhân sự — chuyển người từ công việc phối hợp sang công việc có giá trị cao hơn thực sự đòi hỏi phán đoán của con người.
Nơi công việc phối hợp ẩn náu
Hầu hết các đội ngũ lãnh đạo đánh giá thấp đáng kể lượng thời gian tổ chức dành cho phối hợp nội bộ thay vì công việc tạo ra giá trị. Nghiên cứu của Asana cho thấy nhân viên tri thức dành 60% thời gian vào 'công việc về công việc' — cập nhật trạng thái, chạy theo phê duyệt, nhập liệu trùng lặp, lập lịch. Chỉ 27% được dành cho công việc chiến lược có kỹ năng mà nhân viên được tuyển dụng để làm.
Gánh nặng phối hợp này không giữ nguyên khi bạn tăng trưởng. Nó tích lũy. Khi có thêm người, mở ra thêm kênh giao tiếp. Thêm hệ thống được bổ sung. Thêm bàn giao được tạo ra. Thêm cuộc họp được lên lịch để quản lý sự phức tạp. Các tổ chức không giải quyết điều này về mặt cấu trúc sẽ thấy chi phí vận hành trên mỗi đơn vị đầu ra tăng khi họ mở rộng — ngược lại với hiệu quả.
Cổ tức tự động hóa
Khi các quy trình vận hành được tự động hóa — không chỉ số hóa mà thực sự tự động, với định tuyến, phê duyệt, leo thang và thông báo xảy ra mà không có sự can thiệp thủ công — gánh nặng phối hợp chuyển từ tuyến tính sang gần như cố định. Cùng một cơ sở hạ tầng quy trình xử lý 100 giao dịch cũng xử lý 10.000 mà không đòi hỏi tăng tỉ lệ nhóm quản lý.
Các tổ chức triển khai quy trình vận hành tự động thường thấy giảm 40 đến 60% thời gian dành cho phối hợp thường lệ trong sáu tháng đầu tiên. Đó là cổ tức tự động hóa — có thể tái đầu tư vào tăng trưởng, chất lượng dịch vụ hoặc các sáng kiến chiến lược.
Bước đầu tiên
Điểm khởi đầu đúng không phải là tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Đó là xác định quy trình phối hợp ma sát cao nhất trong tổ chức của bạn — quy trình đòi hỏi nhiều bàn giao thủ công nhất, nhiều chạy theo trạng thái nhất — và thay thế nó bằng quy trình định tuyến, leo thang và đóng mà không cần can thiệp của con người. Tiết kiệm thời gian là ngay lập tức và rõ ràng.